Senior Operations Coordinator - Auftragssteuerung & Abrechnung
(m/w/d) in Teil- oder Vollzeit
Über uns
Die HUP GmbH ist ein führender Full-Service-Dienstleister für modernes Publishing und Softwarelösungen im Medienumfeld. Wir entwickeln Systeme, die journalistische, technische und organisatorische Prozesse miteinander verbinden – von der Redaktion bis zur Auslieferung.
Als Senior Operations Coordinator - Auftragssteuerung & Abrechnung (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit bist du die zentrale Schnittstelle für die operative Auftragssteuerung, eine saubere Projektübergabe sowie die zuverlässige Abrechnung und Nachverfolgung unserer Kundenaufträge.
Du sorgst dafür, dass Aufträge vollständig, nachvollziehbar und abrechnungsfähig dokumentiert sind – und dass Projektleitung, PMO, Customer Enablement und Fachbereiche jederzeit mit korrekten Informationen arbeiten können. Damit schaffst du die Grundlage für reibungslose Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und eine professionelle Kundenerfahrung.
Was wir bieten
- Möglichkeit zur Teil- oder Vollzeit
- Strukturierte Einarbeitung und klare Prozesse
- Kollegiales Team mit offener und respektvoller Kommunikation
- Verantwortung ab dem ersten Tag und Raum zur Weiterentwicklung
- Ein Arbeitsumfeld, in dem Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Selbstorganisation geschätzt werden
Deine Aufgaben
- Sicherstellen, dass Aufträge vollständig dokumentiert und sauber strukturiert sind
- Prüfung von Angebots- und Auftragsinformationen vor Projektstart (Scope, Annahmen, Leistungen)
- Vorbereitung und Koordination der Rechnungslegung (z. B. Leistungsnachweise, Abrechnungsstände, Abgleich mit Scope)
- Nachhalten abrechnungsrelevanter Informationen (z. B. Zusatzleistungen, Change Requests, Nachträge)
- Unterstützung bei operativer Steuerung laufender Aufträge inkl. Status, offener Punkte und Abhängigkeiten
- Unterstützung beim Monitoring von KPIs, Fortschritt, Abweichungen und Risiken
- Unterstützung der Projektleitung beim Budget-/Scope-Abgleich
- Sicherstellen, dass Abrechnungsstände nachvollziehbar und aktuell sind
Was du mitbringst
- Abgeschlossene kaufmännische oder IT-nahe Ausbildung
- Sicherer Umgang mit Jira, Confluence, Teams und Office
- Verständnis für Abläufe in IT- oder Softwareprojekten
- Fähigkeit, Angebots-, Auftrags- und Projektdokumente strukturiert zu prüfen und aufzubereiten
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
- Hohe Genauigkeit, Zuverlässigkeit und konsequente Nachverfolgung
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
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Wie freuen wir uns auf deine aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, bitte ausschließlich per E-Mail an bewerbung@hup.de.
Übrigens: eine diskrete Behandlung deiner Bewerbungsunterlagen ist für uns natürlich selbstverständlich!
Bis bald! Dein HUP-Team
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