reDMS het documentbeheersysteem van de HUP
Beheer documenten eenvoudig & veilig digitaal
Beheer uw bedrijfsdocumenten en ontdek een nieuw niveau van efficiëntie en veiligheid met reDMS, het webgebaseerde en geautomatiseerde documentbeheersysteem.
reDMS is een krachtig documentbeheersysteem waarmee gebruikers gemakkelijk belangrijke documenten en bedrijfsbestanden kunnen organiseren, beheren en bewerken. Documenten worden per gebruikersrol beheerd en automatisch verwerkt met onze eenvoudig aanpasbare workflows.
Met behulp van geavanceerde zoekfilters en scantechnologie kunnen documenten met meerdere pagina’s automatisch worden herkend, opgedeeld en gesplitst in de juiste mappen. Met reDMS kunt u de revisiegeschiedenis en interne communicatie bekijken voor eenvoudige tracering en beheer – zodat u zich kunt concentreren op uw kerntaken.
Waarom reDMS?
Ontworpen met praktische administratieve behoeften in het achterhoofd, bevat reDMS alle essentiële functies van een documentbeheersysteem. Met multifunctionele functies om de flexibiliteit van de gebruiker te vergroten, zoals een veilige preview van documenten en robuuste zoekfuncties, kunt u onnodige workflows vermijden en uw tijd optimaal benutten.
Rolgebaseerde bestandstoegang
Controleren tot welke documenten en mappen gebruikers toegang hebben om ze te kunnen wijzigen en eventueel te verwijderen. Verhoog de gegevensbeveiliging en voorkom ongewenste toegang tot beschermde bestanden via gebruikersrollen.
Geavanceerd zoeken op meerdere niveaus
Vind gemakkelijk documenten die u nodig hebt in de hoofdmap of in een specifieke map. Snel en nauwkeurig zoeken op inhoud, metadataveld, type en meer. Gegevens zijn binnen enkele seconden beschikbaar en altijd binnen handbereik.
Beveiligd voorbeeld met watermerk
Voorkom gegevensverlies met onze watermerken in het documentvoorbeeld. Het watermerk kan alleen weer worden verwijderd bij het downloaden van documenten met de juiste gebruikersrechten.
Ondersteuning voor vele bestandsformaten
Sie können verschiedene Dateitypen hochladen und verwalten, darunter Dateien für Word, Excel, PowerPoint, AdobeAcrobat, einfache Text- oder ODT-Files sowie PNG oder JPG Bilder. Wir arbeiten derzeit daran, noch mehr Dateitypen zu unterstützen.
Flexibele opties
Onze flexibele opties maken snelle documentarchivering en gegevensbeheer mogelijk met intelligente indexering, documentclassificatie en vele andere lopende functies als geavanceerde functies.
Bewaartijd instellen
U kunt een optionele bewaarperiode instellen om uw gegevens te beschermen tegen per ongeluk wissen. De termijnen kunnen dagen, maanden of zelfs jaren zijn. Verwijdering is niet mogelijk voor het einde van deze periode.
Workflow automatisering
Verhoog de efficiëntie met onze bewerkbare workflowautomatisering door simpelweg gebruik te maken van onze klik-en-sleepfuncties.
Stel rolgebaseerde automatisering, triggers en taken in, implementeer regels, logica en normen die uw gegevens beveiligen en controleren. Controleer de taakstatus en communiceer gemakkelijk met ondersteuning via meldingen.
U kunt bijvoorbeeld de volgende workflow creëren: Splits een PDF-factuurbestand met meerdere pagina’s in honderden afzonderlijke PDF-bestanden volgens bepaalde metagegevens zoals factuurdatum of -type. Dit verhoogt de werkefficiëntie en vermindert onnodige handmatige fouten.
Beheer van documenten
Houd records bij met revisie- en browsegeschiedenis, gebruikerslogboeken en -activiteiten, en documentversies.
Transparante browsergeschiedenis
Gebruikers krijgen duidelijke informatie over wie welke documenten op welk moment in het systeem heeft bekeken. Alle browseractiviteiten kunnen worden geregistreerd voor toekomstig gebruik.
Versiebeheer van documenten
Alle updates van documenten worden automatisch bijgehouden en bieden op elk moment transparante toegang tot de revisie- en versiegeschiedenis.
Samenwerking en integratie
Met de samenwerkingsfuncties van reDMS kunnen alle teamleden efficiënter aan dezelfde documenten werken. In combinatie met de flexibele reDMS API-integratie kunnen documenten uit externe systemen automatisch in reDMS worden geïmporteerd voor verdere verwerking.
Eenmalige aanmelding via LDAP
De toegang tot de reDMS-software verloopt via een LDAP-configuratie (Lightweight Directory Access Protocol). Gebruikers loggen in met de ID en het wachtwoord dat zij normaal gebruiken – bijvoorbeeld met de gegevens van de domeinaccount.
Real-time documentstatus
Blijf op de hoogte van de status van elk document in een geautomatiseerde workflow. Documenten kunnen worden gemarkeerd en getoond aan geassocieerde gebruikers, zodat zij op de hoogte blijven van de status van de workflow en wijzigingen.
Flexibele API-integratie
Zorg voor een naadloze informatiestroom met de flexibele API-integratie van reDMS. Importeer automatisch gegevens uit uw CRM- en ERP-systemen via de REST API. Dit bespaart tijd, vermindert het aantal vereiste stappen en voorkomt kostbare fouten indien nodig.
U kunt reDMS ook integreren met verschillende andere systemen om systemen en informatie gemakkelijk met elkaar te verbinden.
